W praktyce działania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością od lat pokutuje przekonanie, że członek zarządu nie może być jednocześnie pełnomocnikiem spółki. Nie ułatwia ono życia przedsiębiorcom.
Z pozoru problem jest teoretyczny: po co ustanawiać pełnomocnikiem kogoś, kto ma uprawnienie do działania jako członek zarządu? Odpowiedź brzmi: żeby dwóch członków zarządu uprawnionych do łącznej reprezentacji nie musiało jechać tam, gdzie może pojechać jeden.
W przypadku spółek zakładanych przez zagranicznych wspólników jest to naturalny tok rozumowania:
– ustanowić łączną reprezentację, by utrzymać kontrolę nad działaniem każdego członka zarządu z osobna,
– po podjęciu decyzji na forum wspólników lub zarządu umocować jedną osobę do zawarcia czynności prawnej.
Tymczasem spółkę znajdującą się w powyższej sytuacji zmusza się do dublowania obecności członków zarządu w trakcie czynności prawnej lub ustanowienia pełnomocnikiem osoby spoza kręgu zarządu, do której zarówno zarząd, jak i wspólnicy mają często mniejsze zaufanie.
Uzasadnienie zakazów
Dzieje się tak w imię zachowania bezpieczeństwa obrotu. Przeważa twierdzenie, że pojawienie się uprawnionego do łącznej reprezentacji członka zarządu, jednocześnie legitymującego się pełnomocnictwem do jednoosobowego działania, wprowadza w błąd – co do zakresu jego umocowania, a także co do skuteczności czynności prawnej.
Twierdzi się tak nawet wówczas, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone w formie aktu notarialnego i powołane na wstępie umowy! Jaki przepis statuuje ten zakaz? Właściwie żaden. Jedyna dająca się obronić podstawa prawna to art. 2 kodeksu spółek handlowych , nakazujący stosować odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego. Możliwe jest więc twierdzenie, że akurat przepisów o możliwości udzielenia pełnomocnictwa nie stosuje się do członków zarządu spółki-mocodawcy.
Świat bez zakazu
Co stałoby się w przypadku uchylenia zakazu dublowania funkcji członka zarządu i pełnomocnika? Członek zarządu uprawniony do łącznej reprezentacji pojawia się u drugiej strony z pełnomocnictwem uprawniającym go do jednoosobowej reprezentacji. Członek zarządu pełnomocnik przedkłada pełnomocnictwo i podpisuje umowę. Strony nie zawierają w umowie wzmianki o przedłożeniu pełnomocnictwa.
Ze sposobu opisania stron i opisania podpisów stron wynika zawsze jedna z trzech możliwych interpretacji podpisu; członek zarządu pełnomocnik działał jako:
a) członek zarządu – czynność nieważna,
b) pełnomocnik – czynność ważna,
c) osoba fizyczna – czynność ważna (ale z osobą fizyczną).
W którym momencie dochodzi do naruszenia zasady bezpieczeństwa obrotu?
Skutki zakazu – niepewność obrotu
Wróćmy do „świata z zakazem”. Członek zarządu pełnomocnik podpisał umowę I i podpisał się jako:
a) członek zarządu – czynność nieważna,
b) pełnomocnik – czynność nieważna (lub ważna),
c) osoba fizyczna – czynność ważna (ale z osobą fizyczną).
Wprowadzając zakazy niewyartykułowane w przepisach prawa, powołując się na bezpieczeństwo obrotu, paradoksalnie doprowadzamy do zwiększenia niepewności obrotu.
A co zrobić w sytuacji, gdy osoba powołana na członka zarządu uprawnionego do łącznej reprezentacji byłaby prokurentem samoistnym, nadal jest jako prokurent samoistny wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego i dokonuje czynności prawnej jako prokurent samoistny? Czy uznać, że czynność jest nieważna jako dokonana przez członka zarządu nieuprawnionego do łącznej reprezentacji, czy przyjąć, że czynność jest ważna, skoro spółka nie złożyła wniosku o wykreślenie prokurenta i nie może powołać się wobec drugiej strony na wygaśnięcie prokury?
Wiadomo jednakże, że w przypadku, gdy dana osoba byłaby wpisana jako członek zarządu i niewykreślona jako prokurent, to na zasadę zaufania do treści wpisów do rejestru z pewnością druga strona powołać się nie może.
W okresie międzywojennym przyjmowano zakaz udzielania przez członków zarządu lub prokurentów pełnomocnictw ogólnych i dopuszczalności pełnomocnictw do poszczególnych czynności.
Zakaz udzielania przez spółkę handlową pełnomocnictw ogólnych (i to jakimkolwiek osobom) obowiązuje w polskim prawie nieprzerwanie przynajmniej od 1934 roku.
Nie pozostaje nic innego, jak dopuścić udzielanie członkom zarządu pełnomocnictw do poszczególnych czynności lub poszczególnego rodzaju czynności.
Ułatwienie życia przedsiębiorcom i uproszczenia obrotu prawnego często daje się przeprowadzić bez zmiany ustawy.
